Assistant administratif à la direction à la comptabilité et aux affaires financières (DCAF) H/F

Descriptif du poste

Le Centre produit et transmet de nouvelles connaissances pour accompagner l'innovation et le développement agricole dans les pays du Sud avec ses partenaires.

Il a pour objectif prioritaire de bâtir une agriculture durable des régions tropicales et méditerranéennes, adaptée aux changements climatiques, capable de nourrir 10 milliards d'êtres humains en 2050, tout en préservant l'environnement.

Mission proposée :
Domaine
Appui - Finances

Type de contrat
CDI

Intitulé
Assistant·e administratif.ve à la direction à la comptabilité et aux affaires financières (DCAF)

Date de début
01/04/2024

Description du poste / de la mission
En tant qu'assistant·e de la DCAF (Direction à la comptabilité et aux affaires financières), placé·e sous l'autorité du Directeur à la comptabilité et aux affaires financières au sein d'un collectif de 3 assistantes, vous serez en charge des missions suivantes :

1. Missions d'assistant·e de Service :
• Administration courante :
• Gestion boite générique de la direction, réception courrier et colis, accueil téléphonique et Teams, gestion contrats de prêts véhicule, demandes de signature documents financiers…
• Réservation salles, demandes de travaux, etc..
• Relecture, corrections et mise en forme des dossiers institutionnels, comptables et budgétaires pour les conseils d'administration et les comités de direction.
• Suivi des dossiers comptables et interface avec la Dcaf, le Commissaire aux Comptes, les tutelles
• Suivi de tableaux de bord standards
• Gestion du dossier récurrent annuel Syndex (cabinet d'audit du CSE)
• Gestion des réunions :
• Organisation des séminaires, réunions externes et internes animées par la DCAF
• Organisation des réunions budgétaires en concertation avec les assistantes des directions de départements,

• Gestion des dossiers RH de la DCAF (CDD, CDI, VSC, Allocataires de recherche, intérimaires) de la demande de compétence à l'accueil des nouveaux arrivants :
• Organisation de la logistique des recrutements
• Demandes d'équipement informatique, bureautique,…,
• Participation aux journées d'accueil du nouvel arrivant et accompagnement dans son intégration au sein du collectif.

• Gestion et suivi des demandes de recrutement de l'établissement sur étape validation Dcaf

2. Missions d'assistant·e de Gestion :

• Gestion des commandes Dcaf relatives aux fournitures de bureau, mobilier, déplacements, équipements informatiques, exécution et réception des bons de commande, contrôle des opérations sur l'ensemble du processus (achat, livraison, réception, paiement) et gestion des stocks.
• Suivi du budget de fonctionnement Dcaf : suivi et respect du budget notifié, gestion des demandes liées au budget (demande d'OD etc…).
• Gestion et suivi des déplacements et missions des agents et des directeurs, de l'ordre de mission à la liquidation de la note de frais.
• Facturation des petites prestations et des mises à disposition en appui aux gestionnaires de conventions pour le suivi et la gestion de ces dernières (inclus gestion de la messagerie dédiée).
• Suivi des dotations informatiques de la DCAF
• Gestion des anomalies de saisie des temps et appui à la saisie déléguée

3. Si besoin, appui aux missions d'Assistant·e de Direction DCAF :

• Appui au quotidien des Directeurs afin de faciliter l'ensemble de leurs activités.
• Organisation et participation aux réunions de service (RDCAF, RSAF, Collège de direction) avec élaboration de comptes rendus et/ou relevé de décisions
• Appui à la gestion des agendas et de la messagerie des Directeurs.
• Point contact et partage d'informations e

Avantages sociaux : Vous bénéficiez d'un 13ème mois, de possibilité de journées de télétravail, d'horaires personnalisables et d'une assurance sociale complète.

Nous vous remercions de bien vouloir indiquer dans votre CV des références sur de précédentes fonctions que nous nous permettrons de contacter.

Contraintes du poste
Travail sur écran supérieur à 4h

Poste ouvert aux
Non Cadre

Salaire base France, hors indemnités d'expatriation le cas échéant
à partir de 23K€

Profil recherché :
Bac +2/3 en Assistanat/Secrétariat (ou domaine annexe) avec 3 ans d'expérience professionnelle minimum
Compétences professionnelles et de savoir-être demandées :
- Sens de l'organisation et de la gestion des prioritésAutonomie
- Faire preuve d'initiative et être force de proposition
- Être organisé.e et rigoureux.se dans la réalisation de ses activités
- Capacité d'adaptation
- Capacité de respect de la confidentialité
- Goût et aptitude pour le travail en équipe
- Capacités relationnelles (diplomatie, écoute, neutralité, bienveillance)
- Maîtrise des techniques et des outils bureautiques (messagerie Outlook/Thunderbird, Word, Excel, Powerpoint…) et collaboratifs (Alfresco, Agora, …)
- Capacités de rédaction et de prise de notes
- Bases de la communication en anglais et/ou espagnol (compréhension et rédaction de courriers et mails)

Compétence(s) recherchée(s)

Langues