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Gestionnaire convention accueil H/F

Assistant(e)
Assistant(e) de gestion
CDI
Bac+2 (ou équivalent)
Junior (< 5 ans d'expériences)
Plein Temps 15 KEuro - 30 KEuro Date d'embauche : 01-09-2020 MONTPELLIER (34)
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Ref. : 43hnog

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Poste
Compétence
Langue
Contrat
Distance

Descriptif du poste

Le Centre produit et transmet de nouvelles connaissances pour accompagner l'innovation et le développement agricole dans les pays du Sud avec ses partenaires.

Il a pour objectif prioritaire de bâtir une agriculture durable des régions tropicales et méditerranéennes, adaptée aux changements climatiques, capable de nourrir 10 milliards d'êtres humains en 2050, tout en préservant l'environnement.

Mission proposée :
Le/La gestionnaire d'accueil gère le volet administratif de l'intégration des populations externes (doctorants, stagiaires, partenaires et partenaires des unités mixtes de recherche –UMR-) dans le respect des obligations contractuelles, juridiques et des procédures internes.

Gestion administrative, contractuelle et financière des dossiers d'accueil
-Traiter les demandes d'accueil reçues informatiquement (utilisation de Talentsoft, SIRH, Qualiac, autres logiciels)
-Veiller à la conformité juridique et contractuelle des accueils à travers les différentes conventions.
-Gérer le suivi administratif et financier des conventions en lien avec le service Valorisation et Direction Financière.
-Assurer le suivi des dossiers d'accueil : constitution du dossier conformément aux obligations, suivre le temps de présence des accueillis.
-Suivre le budget et le réalisé alloué aux Actions Incitatives.
-Organiser les voyages, gestion des déplacements et le suivi du séjour des partenaires.
-Rédiger les devis et factures pour le compte des unités de recherche
-Réaliser les bons de commandes pour les prestations d'accueil auprès de notre partenaire.

Conseil et information aux unités
-Assurer la veille légale et réglementaire
-Informer et conseiller les clients internes : autres services d'appui, Départements scientifiques et Unités de recherche.
-Renseigner, répondre aux demandes des salariés/accueillis, aider dans les démarches administratives spécifiques (visas, ...).

Amélioration des processus – qualité
Contribuer à l'évaluation et l'amélioration continue des processus mis en œuvre
Contribuer à la mise à jour des documents « qualité »

Profil recherché :
Bac + 2 ou 3 souhaité
- Expérience d'un poste administratif (minimum 2 ans souhaitable)
- Connaissances en droit appréciées (droit du travail, droit des assurances)
- Capacité de gérer des processus complexes et multifactoriels
- Capacité à travailler en flux (pic d'activité)
- Orientation client
- Sens de la précision et de la rigueur
- Esprit d'équipe
- Maitrise de logiciels : Pack Office, et aptitude à appréhender des logiciels internes (SIRH, Talentsoft…)
- Anglais écrit souhaité : analyser des documents contractuels rédigés en anglais, répondre à des mails en anglais
Maîtrise de l'espagnol ou d'une autre langue appréciée

Compétence(s) recherchée(s)

Polyvalent
Rigoureux
Autonomie
Comptabilité
Excel
Informatique
Word

Langues

Anglais - Niveau : Bon
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